Rechtliche und organisatorische Aspekte beim Einsatz digitaler Bautagebücher

Relevante Gesetze und Verordnungen:

Beim Einsatz digitaler Bautagebücher müssen Unternehmen eine Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen einhalten, darunter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und spezifische Bauvorschriften. Diese regeln die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Dokumentationspflichten auf Baustellen. Zusätzlich gelten die Vorschriften der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B).

Aufbewahrungspflichten und Datenschutz:

Digitale Bautagebücher unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Alle relevanten Dokumente und Nachweise müssen für eine bestimmte Dauer (meist 10 Jahre) sicher archiviert werden. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO ist essenziell, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.

Rechtskonforme Dokumentation und Signaturen:

Eine rechtskonforme Dokumentation erfordert die vollständige und genaue Erfassung aller Bauvorgänge. Elektronische Signaturen können genutzt werden, um die Authentizität und Integrität der Dokumente zu sichern. Es ist wichtig, dass elektronische Signaturen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um rechtswirksam zu sein.

Sind Bautagesberichte Pflicht?:

In bestimmten Fällen ja – das ist abhängig von der vertraglichen Vereinbarung zwischen Bauleiter und Auftraggeber. Der Bauablauf muss im Allgemeinen dokumentiert werden (siehe Anlage 10 LPH 8e) HOAI). Das Führen eines Bautagebuchs mit entsprechenden Tagesberichten ist eine Möglichkeit, dieser Pflicht nachzukommen. Auch nach VOB/B gibt es keine allgemeine Pflicht zum Bautagebuch, jedoch muss ein Bautagebuch geführt werden, wenn dies im Bauvertrag vereinbart ist. Die Bautagesberichte müssen nicht täglich ausgefüllt werden, jedoch sollte der Bauleiter das Bautagebuch gewissenhaft führen, da bei nicht ordnungsgemäßer Führung rechtliche Konsequenzen drohen.[1]

Rollen und Verantwortlichkeiten:

Die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens ist entscheidend. Verantwortliche Personen müssen benannt werden, die für die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen und die Pflege der digitalen Bautagebücher zuständig sind.

Interne Richtlinien und Schulungen:

Zur Sicherstellung der Compliance sollten interne Richtlinien entwickelt und implementiert werden. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die gesetzlichen Vorgaben und die richtigen Verfahren informiert sind.

Überwachung und Audits:

Kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Audits helfen dabei, die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zu überprüfen. Interne und externe Audits können Schwachstellen aufdecken und Verbesserungsmaßnahmen initiieren.

Diese zwei Artikel bieten eine umfassende, aber dennoch kompakte Übersicht über die wichtigsten Aspekte rund um das Thema digitale Bautagebücher im Bausektor.[2]